Sekretär_in der Institutsleitung (m/w/d)

Veröffentlicht: 24.10.2023

Arbeitsort: 17489 Greifswald

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Arbeitgeber

HELMHOLTZ-ZENTRUM FÜR INFEKTIONSFORSCHUNG

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Veröffentlicht: 24.10.2023

Arbeitsort: 17489 Greifswald

Kennziffer: 172/2023

26.09.2023

Das Helmholtz-Institut für One Health (HIOH) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine_nSekretär_in der Institutsleitung. Das Helmholtz-Institut für One Health (HIOH) Greifswald ist ein Standort des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung (HZI). Hier werden die Zusammenhänge zwischen der Gesundheit von Menschen, Tieren und ihrer Umwelt erforscht. Unser Ziel ist es, zoonotische Erkrankungen, antimikrobielle Resistenzen und die Evolution von Krankheitserregern besser zu verstehen und somit einen Beitrag zur Prävention von Pandemien zu leisten. Das 2021 gegründete Institut mit seinen internationalen und interdisziplinären Forschungsteams ist ein Leuchtturm für innovative One-Health-Forschung in einer der schönsten Regionen Deutschlands, direkt an der Ostsee. Als Sekretär_in unterstützen Sie den Institutsdirektor Prof. Dr. Fabian Leendertz und arbeiten eng mit den wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen am HIOH zusammen. Sie sind Teil eines internationalen Teams. Freude am Kommunizieren und an der Interaktion mit internationalen Gästen ist Ihnen sehr wichtig und wird von Ihnen gelebt.

Aufgaben

Selbstständiges Führen und Organisieren des Sekretariats

Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Post und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Nachhalten und Kontrolle offener Geschäftsvorgänge, sowie Ablageorganisation

Planen und Buchen von Geschäftsreisen, sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen

Einladung und Betreuung internationaler Gäste und Gastwissenschaftler_innen

Internetrecherchen und Informationszusammenstellung

Protokollführung in internen und externen Meetings

Unterstützung bei der Umsetzung von Personalvorgängen

Organisation von Tagungen und Konferenzen

Voraussetzungen

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder vergleichbare Berufsausbildung

Hohes Maß an Selbständigkeit, Flexibilität, Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative

Organisationstalent bzgl. Informations- und Terminmanagement sowie Veranstaltungen

Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache (mündlich und schriftlich)

Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sehr gute EDV-Kenntnisse und Beherrschung gängiger PC-Anwendungen, z. B. MS-Office Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), sowie gängiger Kommunikationstechnik

Vorteilhaft für diese Stelle:

Kenntnisse in der Begleitung internationaler Projekte und Erfahrung in der Betreuung internationaler Gäste

Erfahrungen und Kenntnisse in der Verwaltung von wissenschaftlichen Einrichtungen

Französischkenntnisse

Arbeitszeit:

39 Stunden pro Woche

Wir bieten Ihnen:

Eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Forschungsinstitut mit einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld

Flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeitmodelle

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Entwicklung fachlicher Kenntnisse und persönlicher Fähigkeiten

Eine Unternehmenskultur der Wertschätzung und Förderung der Chancengleichheit

Interessante Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes

Bezuschussung des D-Job-Tickets

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug. Zur Wahrung Ihrer Rechte bitten wir Sie, uns bereits in Ihrem Anschreiben oder Lebenslauf einen gut erkennbaren Hinweis auf das Vorliegen eines Grades einer Schwerbehinderung zu geben.

Das HZI strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Standort

Helmholtz-Institut für One Health Greifswald

Einstellungstermin

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Probezeit

6 Monate

Vergütung

E8 TVöD Bund

Veröffentlicht

26.09.2023

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